5 funciones muy útiles de Excel que todos necesitamos saber

Microsoft Excel es uno de los programas informáticos incluido en el paquete de Microsoft Office que más uso tiene, junto con Microsoft Word y Microsoft PowerPoint. Esta es una herramienta ofimática de hojas de cálculo que permite manipular distintos tipos de datos, hacer cálculos, gráficos, tablas dinámicas y cuenta con un soporte para lenguajes de programación de macros, compatibles con los sistemas operativos de Windows y Mac.

De este modo, el programa cuenta con un sinfín de herramientas, algunas de las cuales son básicas y es necesario que cualquier persona que trabaje con este programa sepa o aprenda a aplicarlas, pues son de gran utilidad en el día a día y te permitirán reducir a segundos el trabajo que estés realizando.

Para que puedas aprovechar todo lo que Microsoft Excel tiene, te compartimos 5 funciones muy útiles de Excel que todos necesitamos saber.

Ordenar datos

Como te mencionamos anteriormente, Excel es muy práctico para manipular un gran número de datos y realizar tablas dinámicas, durante este proceso es posible que desees ordenar esta información, por ejemplo, por orden alfabético (u otro), para hacerlo, debes realizar lo siguiente:

• Selecciona los datos que deseas ordenar.

• Haz clic en la pestaña «Datos».

• Posteriormente busca la función de «Ordenar»

• Cuando lo hayas hecho se desplegará un cuadro en el cual podrás ordenar tus datos como desees. En la opción de «Criterio de ordenación» puedes seleccionar por orden alfabético o de manera personalizada, en donde podrás gestionar de qué forma se ordenarán.

• Presiona «aceptar» y tus datos se ordenarán.

Pegado especial

La Universidad de Harvard considera que esta es una de las funciones básica de Excel que todos debemos saber.

Muchas veces cuando estamos trabajando con esta herramienta, necesitamos copiar y pegar datos, pero a menudo lo hacemos con un formato que no deseamos o se copia una formula cuando solo deseamos un valor, para solucionar esto, existe el «pegado especial», el cual te permite elegir específicamente qué es lo que deseas trasladar, para aplicarlo debes realizar lo siguiente:

• Una vez que haya copiado su celda (Ctrl + C), oprima Ctrl+Alt+V.

• Al hacerlo, se abrirá un cuadro de opciones en donde podrá seleccionar solo las fórmulas, valores, formatos, etc. Cuando elijas lo que necesitas, da clic en «Aceptar».

• Finalmente, para pegar esos valores, dirígete a la columna de tu interés y pulsa Alt+E+S+V y «Pegar vínculos».

Agregar filas nuevas

Harvard también enfatiza que es importante saber cómo se pueden agregar filas nuevas entre filas existentes de una manera sencilla y práctica, para hacerlo solo debes seguir esto:

• Usa el atajo del teclado (Ctrl, shift, +).

• Selecciona el número de filas que quieres agregar.

• Haz clic en el botón derecho y posteriormente oprime «Insertar».

CTRL Y

Todos sabemos que el comando CTRL Z se emplea para revertir errores, pues hay otro atajo que te permitirá recuperar lo que borraste con el primer comando, para aplicarlo, solo debes oprimir CTRL Y.

Eliminar duplicados

Cuando estamos trabajando con un conjunto de datos en Excel, es posible que deseemos eliminar valores que estén repetidos, para hacerlo de una forma rápida la Universidad de Harvard recomienda:

• Selecciona la tabla.

• Dirígete e a la pestaña de «Datos» en Excel.

• Busca la opción de «Eliminar duplicados», al hacerlo, el programa te preguntará a qué columna lo aplicarás, especifícalo y da clic en «aceptar».